Privacyverklaring

Inleiding

Stichting Pensioenfonds Provisum (verder: Provisum) gebruikt de door u of uw werkgever verstrekte persoonsgegevens om de pensioenovereenkomst uit te voeren en u te kunnen informeren over uw persoonlijke situatie. U kunt hierbij denken aan de voor u geldende pensioenregeling, de hoogte van uw pensioenopbouw/ uitkering en de gevolgen van veranderingen in uw werk- of privésituatie.

Van wie verwerkt Provisum gegevens?

Provisum verwerkt gegevens van de volgende personen:

  • iedereen voor wie wij het pensioen regelen: (ex-) deelnemers, gepensioneerden, (ex)-partners en kinderen (als zij recht hebben op wezenpensioen);
  • iedereen die bij ons werkt of voor ons werkt;
  • leden van de organen van het pensioenfonds (bestuur, verantwoordingsorgaan, visitatiecommissie en raad van toezicht);
  • externe adviseurs;
  • iedereen met wie wij contact hebben (per telefoon of mail);
  • iedereen die onze website bezoekt.

Welke gegevens verwerken wij van u?

Provisum registreert alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor het verrichten van onze werkzaamheden. Hieronder vallen onder andere de volgende gegevens:

  • persoonlijke gegevens zoals naam, adres, geboorte- en eventueel overlijdensdatum, geslacht, relatiegegevens (partner en ex-partner), Burgerservicenummer (BSN), woonadres, correspondentieadres, bankrekeningnummer, telefoonnummer en e-mailadres;
  • gegevens die verband houden met het dienstverband zoals salarisgegevens, datum aanvang en einde dienstverband, arbeidsongeschiktheidspercentage en deeltijdpercentage;
  • kopie identiteitsbewijzen;
  • curriculum vitae van leden van de organen;
  • informatie over het pensioen zoals bijvoorbeeld het pensioen dat opgebouwd is;
  • informatie over het bezoek van onze website voor het opstellen van websitestatistieken om de website beter op bezoekers af te stemmen. Wij meten het aantal bezoekers, het klikgedrag op de website en de pagina’s die op onze website worden bezocht;
  • informatie over een computer wanneer iemand onze website heeft bezocht zoals het besturingssysteem en het IP-adres. Provisum bewaart ook cookies. Cookies zoals Provisum die gebruikt, bevatten geen persoonsgegevens maar worden gebruikt om websitestatistieken te maken om zo de website beter op bezoekers af te stemmen. Provisum heeft speciaal cookiebeleid opgesteld en op haar website (www.provisum.nl) gepubliceerd.

De gegevens krijgen we van u of een gemachtigde, maar ook van uw werkgever, van de pensioenuitvoerder van uw voormalige werkgever, van uw gemeente of van de Basisregistratie Personen. Ook kunnen we gegevens krijgen via derden die bijvoorbeeld namens uw werkgever diensten levert, maar ook gegevens die u bij ons achterlaat als u onze website bezoekt. En we verwerken gegevens die u ons geeft als u contact met ons heeft. Deze gegevens verzamelen, bewaren en gebruiken (in één woord: verwerken) we.

Net als u vinden we het belangrijk dat uw gegevens bij ons veilig zijn. En dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens omgaan. Voor de opname van gegevens die u zelf doorgeeft aan Provisum of Robeco (in het kader van de excedentregeling of vrijwillige pensioenregeling) bent u zelf verantwoordelijk.

Waarvoor verwerken wij uw gegevens?

De wettelijke grondslag voor verwerking van de gegevens is gelegen in:

  • het uitvoering geven aan de pensioenovereenkomst uit hoofde van de arbeidsovereenkomst;
  • een wettelijke verplichting van het pensioenfonds (o.a. zorgplicht);
  • de ondubbelzinnige toestemming die een betrokkene in sommige gevallen heeft verleend;
  • een gerechtvaardigd belang van het fonds (bijvoorbeeld voor het voorkomen van fraude).

Provisum gebruikt uw gegevens uitsluitend voor voornoemde doeleinden. Aan derden worden slechts gegevens verstrekt voor zover dat voortvloeit uit het doel van de registratie of wordt vereist op grond van een wettelijke bepaling.

Wie ontvangen uw gegevens?

Aan de volgende partijen worden (op verzoek) gegevens verstrekt:

  • de leverancier van het administratiesysteem, Axyware;
  • Robeco (in het kader van de uitvoering van de beschikbare premieregeling, B-excedentregeling);
  • Cofra, voor wat betreft de salarisadministratie van Provisum;
  • T&T, voor de uitwisseling van gegevens vanuit de Basisregistratie Personen, voor de screening van de Sanctiewet en aanlevering van gegevens voor het Pensioenregister;
  • Herverzekeraar, voor de uitwisseling van gegevens inzake risicodekkingen;
  • Adviserend actuaris, voor gegevens voor allerlei onderzoeken waaronder het bepalen van de sterftegrondslagen;
  • Werkgevers;
  • Belastingdienst;
  • Pensioenfondsen, verzekeringsmaatschappijen en andere pensioenuitvoerders in het kader van waardeoverdrachten;
  • CAK (instantie die de eigen bijdragen voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten en de Wet maatschappelijke ondersteuning berekent en incasseert);
  • Externe accountant;
  • Sociale diensten, Gerechtsdeurwaarders en incassobureaus, schuldhulpverleners;
  • VVGP;
  • Andere natuurlijke personen, instellingen en organisaties die u heeft gemachtigd om gegevens te verstrekken.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid/ dataportabiliteit van uw gegevens. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van de gegevens en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).

Een schriftelijk verzoek voor een overzicht van uw gegevens of een gemotiveerd bezwaar tegen verwerking van uw gegevens kunt u zenden aan:

Pensioenbureau Provisum

Postbus 7873

1008 AB Amsterdam

Binnen 4 weken ontvangt u bericht of Provisum aan uw verzoek kan voldoen.

Cookies

Provisum maakt gebruik van Cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer u de website raadpleegt. Cookies zoals Provisum die gebruikt, bevatten geen persoonsgegevens maar worden gebruikt om websitestatistieken te maken om zo de website beter op bezoekers af te stemmen. Lees meer over cookies in ons Cookiebeleid dat op de website gepubliceerd is.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Provisum verzamelt uw gegevens met een doel en wij bewaren uw gegevens zo lang we ze nodig hebben voor dat doel. Provisum bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Veiligheid van uw Persoonsgegevens

Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en beveiligen de gegevens op een passende wijze tegen diefstal, verlies of beschadiging. Hiervoor hebben wij de nodige voorzieningen getroffen van technische en organisatorische aard. Voorts zijn er voorzieningen aanwezig die waarborgen dat bij verlies of beschadiging van gegevens vervanging of herstel kan plaatsvinden.

Medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. Alle medewerkers van het pensioenbureau van Provisum hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Daarnaast is vertrouwelijkheid een onderdeel van de Gedragscode van Provisum waardoor onder andere ook leden van het bestuur van Provisum vertrouwelijk met (individuele) gegevens dienen om te gaan. De medewerkers mogen alleen persoonsgegevens doorgeven als er een wettelijke verplichting is, een persoon daar zelf om verzoekt of als dit noodzakelijk is uit hoofde van hun taak.

Functionaris Gegevensbescherming

Provisum heeft vrijwillig een functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld, de heer H. Pullen. De heer Pullen ziet toe op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming en treedt op als contactpunt voor de toezichthouder. Hij is bereikbaar via telefoonnummer 06-25 044 535 of per e-mail (compliance@trivu.nl of harmen.pullen@trivu.nl).

Vragen?

Heeft u vragen of opmerkingen over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact op met het pensioenbureau van Provisum via telefoonnummer 020-6213 891, per e-mail (pensioenbureau@provisum.nl) of door middel van het contactformulier op de website.

Wijzigingen

Provisum behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Vanzelfsprekend past Provisum zo nodig de Privacyverklaring aan in verband met wetswijzigingen en rechtspraak. Wij raden u daarom aan de tekst van de Privacyverklaring met enige regelmaat te lezen. Deze tekst is voor het laatst opgemaakt op 18 mei 2018.